Hace una semana, un amigo empresario, luego de escuchar sobre la resolución de la Dian que hace obligatoria la nómina electrónica llamó a preguntarme ¿y eso qué? que cómo era posible que ahora le tocará conseguir un software para liquidar su nómina de solo cinco empleados, que esos programas eran caros, que si tenía también que reportar a las personas que lo asesoran a través de contratos de prestación de servicios... y, mejor dicho, que la nómina electrónica qué es.
Frente a esta llamada, y la explicación de cada punto que le di, me quedé pensando en que el concepto de nómina electrónica no se ha comprendido del todo bien entre los pequeños y medianos empresarios en el país. Por eso, para ayudar a resolver algunas dudas, he aquí algunas respuestas sobre el alcance de la nómina electrónica y sus implicaciones para las empresas en Colombia.
1. No hay que confundir la liquidación de la nómina con la presentación de la misma a la Dian. Es decir, la nómina electrónica es la acción de presentar los pagos efectuados a nuestros empleados cada mes. En nada tiene que ver con la liquidación, ya que la Dian no va a calcular si la liquidación está correcta o no. Este punto es muy importante, porque deja claro que no es necesario contar con una solución tecnológica que liquide nómina; se puede calcular la nómina en Excel y luego cargarla a un software para presentar a la Dian.
2. Si una persona natural tiene una empleada doméstica, un chofer, un jardinero u otro empleado al cual le paga prestaciones sociales, debe presentar los pagos que realiza a estas personas a través de nómina electrónica a la Dian. Es decir, la nómina electrónica no solo es exclusiva de las empresas e incluye a personas naturales independientes que tienen secretarias, auxiliares y otros, como sujetos que deben emitir nómina electrónica.
3. Las personas vinculadas a empresas a través de contratos de prestación de servicio no están incluidas en la nómina electrónica. Aunque parece un asunto básico a los que conocen sobre relaciones laborales, muchas personas no saben que un contrato por prestación de servicios no son empleados, así que no hacen parte de la nómina y, por tanto, no se deben reportar a la Dian.
4. La nómina electrónica no se trata solo sobre el control de los pagos, es una gran oportunidad para automatizar la contabilización de estos pagos en las cuentas de tu negocio. Es decir, tu contador estará feliz si eliges una plataforma que ingrese estos pagos a la contabilidad en el momento que emites la nómina electrónica a la Dian porque le ahorrarás tiempo en la digitación de cada uno de los pagos realizados.
Recuerda que la nómina electrónica empieza a ser obligatoria a partir del 1 de julio del 2021 y tiene un calendario de implementación para todas las empresas que puedes consultar en la resolución 0013 del 11 de febrero del 2021 expedida por la Dian. También, revisa periódicamente esta columna, ya que estaré explicando las dudas que amigos empresarios tienen sobre este nuevo tema.
Juan Carlos Suárez
CEO de Q.enta
